En su base hay un libro mayor con un plan de cuentas configurable, contabilización de asientos, gestión de periodos y ejercicios fiscales, valoración multidivisa con revalorización cambiaria y el conjunto completo de estados estándar: balance de comprobación, cuenta de pérdidas y ganancias, balance de situación y estado de flujos de efectivo. En torno a este núcleo se sitúan los libros auxiliares operativos, cada uno mantenido deliberadamente al margen de su contraparte de workflow. Cuentas por Cobrar es responsable de la facturación, la aplicación de cobros, la antigüedad de saldos y la conciliación con el libro mayor, mientras que Gestión de Cobros ejecuta la operativa de crédito a cobro a su lado. Cuentas por Pagar es responsable de las facturas de proveedores, la conciliación con pedidos de compra y el libro auxiliar de proveedores, mientras que Tesorería ejecuta los pagos y la integración bancaria.

El inmovilizado dispone de registros completos con amortización en múltiples libros, las existencias se valoran mediante coste medio ponderado con asientos a nivel de movimiento, y las transacciones intercompañía alimentan grupos de consolidación con conversión de divisa y asientos de eliminación. Sobre esto, el módulo incorpora la maquinaria operativa en la que un controller se apoya a diario: condiciones de pago, asientos periódicos, devengos y periodificaciones automatizados, imputación de costes, retenciones fiscales, reclamación de deudas, revisiones presupuestarias y análisis de desviaciones, y un repositorio documental que adjunta la evidencia de origen a cualquier registro.

El modelo comienza con la entidad jurídica, la sociedad que lleva sus propios libros, informa en una moneda funcional y cierra según su propio calendario fiscal. Varias entidades coexisten y se agregan en grupos para la consolidación, con las relaciones entre ellas registradas de modo que los saldos que se adeudan entre sí puedan eliminarse en el camino hacia una visión de grupo.

Cada entidad mantiene un plan de cuentas, la lista estructurada de cuentas del libro mayor clasificadas como activo, pasivo, patrimonio neto, ingreso o gasto. El valor circula por los libros únicamente en forma de asiento contable: una contabilización equilibrada cuyos cargos igualan a sus abonos, que incorpora fecha, divisa, descripción y un vínculo al periodo fiscal en el que recae. Esta disciplina es absoluta, y es lo que permite que los libros siempre cuadren.

Entre el libro mayor bruto y el mundo exterior se sitúan los libros auxiliares, los registros detallados de quién debe qué y a quién. Los clientes y sus facturas, cobros y disputas viven en un lado; los proveedores, sus facturas, los pedidos de compra conciliados y los pagos en el otro. Cada libro auxiliar se resume en cuentas de control del libro mayor, de modo que un informe de antigüedad de saldos y el balance de situación siempre cuentan la misma historia. Los periodos fiscales controlan todo esto, abriéndose para aceptar contabilizaciones y cerrándose para congelarlas, dando al cierre su estructura y a la pista de auditoría su integridad.

El ciclo de transacción a cierre es la columna vertebral. Los asientos se originan directamente o llegan desde los módulos operativos, se contabilizan en el libro mayor y sus libros auxiliares, se devengan e imputan según el calendario, se revalorizan por tipo de cambio al cierre del periodo y se concilian antes de cerrar el periodo y abrir el siguiente. El cierre de ejercicio agrega los saldos de la cuenta de pérdidas y ganancias, contabiliza el asiento de cierre contra reservas y bloquea el ejercicio.

El ciclo de crédito a cobro va desde la emisión de la factura hasta la aplicación del cobro, conciliando cobros y remesas con las partidas abiertas, hasta llegar a Gestión de Cobros, donde listas de trabajo priorizadas, estrategias, seguimiento de compromisos de pago y expedientes de disputas impulsan la recuperación, con las bajas por incobrable y los abonos contabilizándose de vuelta en el libro mayor. El ciclo de compra a pago se mueve en sentido inverso: las facturas de proveedores se capturan, se concilian de forma bidireccional o tridireccional contra los pedidos de compra y las recepciones, se aprueban y se agrupan en propuestas de pago por fecha de vencimiento y descuento.

Tesorería ejecuta a continuación. Las propuestas aprobadas se convierten en lotes de pago por SEPA, ACH, transferencia y cheque, generando ficheros de pago ISO 20022, superando la doble aprobación y saldando las partidas del libro auxiliar una vez que el banco confirma. Los extractos importados se concilian automáticamente contra las partidas abiertas mediante reglas de conciliación configurables con tolerancias, y el posicionamiento de tesorería y la previsión de liquidez proyectan el saldo hacia adelante. Los procesos de consolidación agregan los balances de comprobación de las entidades, convierten la divisa y eliminan las posiciones intercompañía para producir el resultado de grupo.

El módulo mantiene libros paralelos, uno por marco contable, de modo que una única entidad informa simultáneamente bajo GAAP local, IFRS y US GAAP. Un motor de mapeo traduce las contabilizaciones entre marcos con ajustes de reclasificación, revalorización y eliminación, y un motor de políticas registra las reglas de reconocimiento, valoración e información a revelar que gobiernan cada norma. El reconocimiento de ingresos implementa el modelo de cinco pasos de IFRS 15 y ASC 606, identificando obligaciones de desempeño, asignando el precio de la transacción frente a los precios de venta independientes y reconociendo a lo largo del tiempo o en un momento determinado. El arrendamiento sigue IFRS 16 y ASC 842, calculando el valor actual del pasivo por arrendamiento, el activo por derecho de uso y un cuadro completo de amortización por periodos. Los instrumentos financieros se clasifican, valoran y deterioran conforme a IFRS 9.

La fiscalidad se trata con igual rigor: cálculo del IVA y del impuesto sobre las ventas, declaraciones sensibles a la jurisdicción, impuesto diferido derivado de diferencias entre base contable y base fiscal, retenciones en el pago y presentación XBRL frente a las taxonomías ESEF, Companies House y SEC con verificaciones cruzadas del balance. Los controles están preparados para SOX, con controles internos definidos, reglas de segregación de funciones que bloquean acciones en conflicto en tiempo real, doble aprobación de pagos, positive pay y una pista de auditoría completa. Todo importe monetario se mantiene como decimal de precisión fija, de modo que el redondeo nunca erosiona los libros.

Contabilidad y Control es la columna vertebral financiera en la que contabiliza el resto de la suite. Compras emite los pedidos de compra contra los que Cuentas por Pagar concilia las facturas, y las confirmaciones de recepción completan la conciliación tridireccional. Ventas y CRM origina los pedidos y las relaciones con clientes que se convierten en facturas por cobrar, y comparte límites de crédito e indicadores de riesgo con Gestión de Cobros. Inventario y Cadena de Suministro impulsa los movimientos de existencias que se valoran en el libro mayor y se concilian con las cuentas de control de existencias, mientras que Proyectos aporta las bases de imputación de costes y los contratos de ingresos para su reconocimiento.

Tesorería llega a los bancos a través de Gestión de Conectores, que soporta los canales EBICS, SWIFT y host-to-host y entrega los ficheros de extracto para la conciliación. Recursos Humanos y Nóminas contabiliza sus procesos de nómina y devengos directamente en el libro mayor. El acceso a todo esto se gobierna de forma centralizada: la capa de Identidad y Acceso resuelve los permisos granulares que deciden quién puede contabilizar un asiento, aprobar un pago o consultar un libro auxiliar, y las reglas de segregación que mantienen esas funciones separadas. El resultado es una suite donde los eventos operativos y su contabilidad son un único registro continuo, en lugar de una conciliación nocturna entre sistemas desconectados.

Nashua 360 trata a los AI Workers como usuarios de primera clase del módulo, con los mismos permisos y sometidos a los mismos controles que cualquier persona. Responden preguntas de forma conversacional sobre datos en vivo del libro mayor y de los libros auxiliares, de modo que un controller puede preguntar por qué se ha movido una cuenta, qué facturas conforman un tramo de antigüedad de saldos o cómo cuadra un saldo, y recibir una respuesta fundamentada en las contabilizaciones reales. Ejecutan el trabajo directamente: redactan asientos, elaboran propuestas de pago a partir de facturas vencidas, ejecutan la amortización o un cuadro de devengos y preparan una declaración de IVA para su revisión.

De forma continua, vigilan anomalías y excepciones: asientos descuadrados o inusuales, facturas de proveedor duplicadas, compromisos de pago incumplidos, roturas de conciliación, conflictos de segregación de funciones y plazos de presentación próximos, elevando cada uno al responsable adecuado. Extraen datos estructurados de los documentos de origen, leyendo facturas de proveedor, remesas y extractos bancarios para convertirlos en transacciones contabilizadas con la evidencia adjunta. Y actúan como apoyo a la decisión y como nodos formales en los flujos de aprobación y revisión, situándose en una cadena de aprobación para un lote de pagos o un cierre de periodo, aplicando la política de forma coherente, registrando su razonamiento y escalando a una autoridad humana todo aquello que quede fuera de tolerancia.