Facility Management reúne todo el patrimonio bajo un único registro y un único modelo operativo. En su núcleo se encuentra un registro de inmuebles y espacios que recoge cada emplazamiento, edificio, planta y espacio individual, con su superficie, clasificación, capacidad, régimen de tenencia y centro de coste, de modo que la organización siempre sabe con exactitud qué posee y cómo se utiliza cada parte.

Sobre ese registro, el módulo aporta un conjunto completo de capacidades. Realiza la contabilidad de arrendamientos conforme a IFRS 16, reconociendo los activos por derecho de uso y los pasivos por arrendamiento de los contratos de inmuebles y equipos, y contabilizando los asientos resultantes en el libro mayor. Da soporte a la planificación de espacios y ocupación, permitiendo a los equipos de espacio de trabajo modelar distribuciones, asignar equipos a las plantas y ejecutar traslados. Gestiona el mantenimiento y las órdenes de trabajo en la actividad planificada y reactiva, la reserva de salas y puestos para un espacio de trabajo flexible, y el seguimiento de activos y energía que vincula los equipos y el consumo con los espacios a los que pertenecen. En conjunto, estas funciones abarcan el patrimonio desde el nivel estratégico de la cartera de arrendamientos hasta un único puesto en una única planta.

El patrimonio se modela como una jerarquía que refleja el mundo real. En la cúspide se sitúa el inmueble, un emplazamiento o edificio que la organización posee u ocupa, con su dirección, régimen de tenencia y titularidad financiera. Cada inmueble se descompone hacia abajo en plantas y, a continuación, en espacios: las oficinas, salas de reuniones, puestos, salas técnicas y zonas comunes que las personas utilizan efectivamente. Cada espacio dispone de su propia superficie medida, capacidad y clasificación de uso, que es lo que hace posible obtener cifras fiables de ocupación y coste.

Un arrendamiento es la relación contractual mediante la cual la organización dispone de un inmueble o de un equipo de importancia. Recoge el plazo, el calendario de pagos, las opciones de rescisión y renovación, la indexación y las partes implicadas, y constituye el ancla del que se deriva el tratamiento contable. La ocupación se expresa como la asignación de personas, equipos y centros de coste a los espacios, que es la forma en que el módulo sabe tanto quién ocupa cada puesto como qué parte del negocio soporta el coste de una determinada superficie. Por último, un activo es un equipo ubicado en un espacio, desde unidades de tratamiento de aire hasta estaciones de trabajo, que incorpora su propio estado, historial de servicio y, cuando procede, perfil energético. Dado que los arrendamientos se vinculan a los inmuebles, los espacios se agregan en inmuebles, y tanto los activos como la ocupación se vinculan a los espacios, un único cambio, como la desocupación de una planta, se propaga limpiamente a través de la ocupación, la asignación de costes y la posición de arrendamiento sin que nada se contabilice dos veces ni se omita.

La incorporación de arrendamientos es el primer flujo de trabajo importante. Un arrendamiento nuevo o renovado se captura con sus condiciones comerciales, se clasifica y se valora, momento en el que el módulo establece el activo por derecho de uso y el pasivo por arrendamiento, y programa los pagos periódicos y el devengo de intereses. A partir de ahí, el arrendamiento está activo: los pagos se concilian, la indexación se aplica en sus fechas de revisión, y cualquier modificación o reevaluación desencadena una nueva valoración controlada.

La planificación de espacios y ocupación se desarrolla de forma continua en paralelo. Los planificadores modelan las distribuciones propuestas frente a la capacidad real, asignan equipos y plantillas a las plantas y espacios, y ejecutan traslados que actualizan al mismo tiempo la ocupación, la utilización y la asignación de costes. El mantenimiento funciona a través del ciclo de vida de la orden de trabajo: una solicitud o un plan de mantenimiento preventivo genera una orden de trabajo, que se prioriza, se asigna, se ejecuta sobre un activo y se cierra conservando su coste e historial. La reserva de salas y puestos ofrece al personal la reserva en autoservicio del espacio compartido, incorporando la utilización real de nuevo al panorama de planificación. El seguimiento de energía y activos cierra el círculo, registrando el consumo y el estado de los equipos para que las decisiones de coste, sostenibilidad y mantenimiento se basen en datos medidos y no en estimaciones.

El módulo implementa IFRS 16 en su totalidad. En el momento del comienzo, valora el pasivo por arrendamiento por el valor actual de los pagos futuros de arrendamiento, descontados al tipo de interés implícito en el arrendamiento o al tipo de interés incremental del endeudamiento, y reconoce el correspondiente activo por derecho de uso, incluyendo los costes directos iniciales, los pagos anticipados y cualquier obligación estimada de restauración. La valoración posterior se gestiona de forma automática: el pasivo se va devengando mediante el método del tipo de interés efectivo, el activo por derecho de uso se amortiza durante el menor entre el plazo del arrendamiento y la vida útil del activo, y los intereses y la amortización de cada periodo se contabilizan en el libro mayor según lo previsto.

Gestiona los sucesos que hacen difícil la contabilidad de arrendamientos. Los cambios de pagos por índices y tipos, las reevaluaciones del plazo cuando se ejercen opciones de rescisión o renovación, y las modificaciones del alcance desencadenan todos ellos una nueva valoración del pasivo, con el ajuste compensatorio llevado al activo por derecho de uso y, cuando una modificación reduce el alcance, el reconocimiento de la ganancia o pérdida correspondiente. Las exenciones de reconocimiento para arrendamientos a corto plazo y de bajo valor se aplican cuando así se opta, imputando dichos cargos como gasto de forma lineal. El módulo mantiene las cifras de desglose que exige la norma, incluido el análisis de vencimientos de los pasivos por arrendamiento y el movimiento de los activos por derecho de uso por clase. Como sustento de todo ello existe una capa de control: la segregación entre quienes capturan las condiciones comerciales y quienes aprueban el tratamiento contable, una pista de auditoría completa de cada valoración y nueva valoración, y una asignación de costes que distribuye el coste inmobiliario entre los centros de coste ocupantes sobre una base defendible, en función de la superficie o de la plantilla.

Facility Management está deliberadamente integrado, no es autónomo. Su relación más estrecha es con Accounting and Control: cada asiento de IFRS 16, desde el reconocimiento inicial hasta los intereses, la amortización y la nueva valoración, y cada coste inmobiliario asignado, fluye directamente al libro mayor, de modo que la posición financiera del patrimonio siempre está conciliada con la contabilidad sin necesidad de una hoja de cálculo de arrendamientos independiente.

Los activos inmobiliarios y los equipos de importancia se comparten con el registro de Fixed Assets, que mantiene alineados en ambas vistas los activos capitalizados por derecho de uso y los activos en propiedad, su amortización y sus bajas. La función de Maintenance conecta las órdenes de trabajo con los activos y espacios del registro, de manera que el historial de servicio y el coste de mantenimiento se asocian a los mismos registros que utilizan los equipos de finanzas y planificación. La planificación de la ocupación se apoya en los datos de organización y plantilla de Human Resources para ubicar a los equipos e imputar el coste, mientras que la ejecución de las órdenes de trabajo y las obligaciones de pago de los arrendamientos conectan con Procurement y las cuentas por pagar para la relación con proveedores y la liquidación. El resultado es que el patrimonio no es una isla: es una faceta de un único registro empresarial.

Nashua 360 es de naturaleza AI-native, y los AI Workers operan dentro de Facility Management como participantes de pleno derecho, no como un asistente añadido. El personal y los responsables consultan el patrimonio de forma conversacional, preguntando por la utilización de una planta, el pasivo pendiente de un arrendamiento concreto o los inmuebles con una opción de rescisión en el próximo año, y reciben respuestas obtenidas directamente del registro en vivo. Los Workers también ejecutan acciones cuando se les solicita, generando una orden de trabajo, revalorizando un arrendamiento tras un cambio de indexación o reasignando un equipo a una nueva planta, cada una sujeta a los mismos controles y aprobaciones que un usuario humano.

Vigilan el patrimonio en busca de excepciones. Un AI Worker señala una fecha próxima de rescisión o renovación de un arrendamiento, un tipo de descuento que parece incoherente con arrendamientos comparables, una anomalía en el consumo de energía frente a la línea base de un edificio, o una acumulación de trabajos de mantenimiento pendientes en un activo crítico. Extraen datos estructurados de los documentos, leyendo un arrendamiento firmado o una factura de proveedor y cumplimentando las condiciones comerciales, el calendario de pagos y las opciones para su revisión. Y actúan como apoyo a la decisión y como nodo formal en los flujos de trabajo: proponiendo una asignación de costes, recomendando la consolidación de espacio infrautilizado, y sirviendo como paso de revisión o aprobación en la revalorización de un arrendamiento o en una orden de trabajo de alto valor, de modo que el criterio de la IA quede recogido en la pista de auditoría junto a la validación humana.