El módulo gestiona el ciclo de vida completo del empleado como un conjunto integrado. Los datos maestros del empleado contienen los datos personales, las condiciones laborales, las estructuras retributivas y la jerarquía organizativa, con datación efectiva completa, de modo que una promoción, un traslado o una revisión salarial se registran como un cambio a lo largo del tiempo y no como una sobrescritura. La nómina calcula del bruto al neto en varios países y frecuencias de pago, aplicando devengos, deducciones legales y voluntarias, aportaciones del empleador e impuestos, y a continuación genera las nóminas y los asientos que cierran cada ejecución. El control horario y de presencia abarca los fichajes de entrada y salida, las hojas de horas, la gestión de ausencias con reglas de devengo y arrastre, y la planificación de turnos y cuadrantes. La selección de personal gestiona las requisiciones y publicaciones de vacantes, el seguimiento de candidatos, la programación de entrevistas y la gestión estructurada de ofertas. El talento aporta las evaluaciones del desempeño, la fijación de objetivos, los marcos de competencias y la planificación de sucesiones, mientras que la formación y el desarrollo gestionan los cursos, las inscripciones, las certificaciones y su finalización. El autoservicio ofrece a empleados y responsables de equipo acceso directo y con permisos a sus propios datos, solicitudes y aprobaciones, y el organigrama en vivo mantiene la estructura jerárquica visible y navegable en toda la organización.

En el núcleo del módulo está la persona como identidad duradera que persiste a lo largo de todos los puestos que ocupa. Un candidato que es contratado no se convierte en un registro nuevo: la misma identidad se mantiene, de modo que el historial desde la primera candidatura hasta la liquidación final permanece vinculado a un único expediente. Alrededor de esta identidad se sitúa el registro laboral, que recoge las condiciones bajo las que trabaja una persona, el contrato, la jornada, la categoría y el centro de coste, y que puede albergar varias asignaciones simultáneas o sucesivas para quienes se mueven entre puestos o desempeñan más de uno a la vez.

La retribución se modela como elementos de pago estructurados y datados, en lugar de una única cifra, de forma que el salario base, los complementos, los pagos recurrentes y puntuales y su tratamiento fiscal y de reporte tengan cada uno sus propias reglas y periodos de validez. El tiempo se expresa mediante saldos y derechos: los tipos de ausencia se devengan, se consumen con las ausencias aprobadas y se concilian automáticamente, mientras que las horas trabajadas y planificadas fluyen a través de las hojas de horas y los cuadrantes. La propia organización se mantiene como una jerarquía viva de puestos y líneas jerárquicas, distinta de las personas que los ocupan, de modo que una reestructuración puede modelarse sin alterar los registros individuales. El talento y la formación se vinculan a la misma identidad como una imagen en evolución de la capacidad: los objetivos fijados, las evaluaciones completadas, las competencias adquiridas y las titulaciones obtenidas. Como cada concepto cuelga de una única identidad y todo cambio relevante está datado, el módulo puede responder no solo cuál es la situación hoy, sino cuál era en cualquier fecha pasada.

La selección de personal comienza con una requisición aprobada que hereda su definición de puesto, categoría y presupuesto del puesto que cubre. Los candidatos avanzan por etapas configurables del proceso, las entrevistas se programan según la disponibilidad del panel y el candidato seleccionado recibe una oferta que, una vez aceptada, se convierte directamente en un registro laboral sin necesidad de reintroducir datos. La incorporación aprovisiona entonces al nuevo empleado, activa su acceso de autoservicio y lo inscribe en la formación obligatoria.

En el día a día, empleados y responsables trabajan mediante el autoservicio: registran el tiempo, solicitan ausencias, envían hojas de horas y completan tareas de evaluación, cada una enrutada para su aprobación a lo largo de la línea jerárquica, con delegación y escalado cuando es necesario. Las solicitudes de ausencia comprueban los saldos en vivo antes de concederse y actualizan los derechos al aprobarse. El ciclo de nómina recopila las entradas del periodo, devengos, ausencias, retribución variable y cambios en los datos permanentes, ejecuta el cálculo, presenta los resultados para su revisión frente a periodos anteriores y, tras la validación, genera las nóminas y los asientos financieros. La salida cierra el círculo: liquida el pago final y los saldos pendientes, revoca los accesos y traslada a la persona al estado de antiguo empleado, conservando el registro completo para auditoría y posible recontratación.

La nómina es donde la exactitud no admite errores, y el módulo la trata en consecuencia. El cálculo sigue un conjunto ordenado de reglas, de modo que el bruto se construye a partir de los devengos base y variables, las deducciones legales y voluntarias se aplican en la secuencia correcta, y los impuestos y las cotizaciones sociales se calculan sobre los umbrales, tramos y obligaciones del empleador correctos para cada jurisdicción. La operativa multipaís implica que cada colectivo se procesa bajo su propio calendario, moneda, redondeo y modelo legal, a la vez que se consolida en una única vista integrada. Cada ejecución es un evento controlado: las entradas se bloquean, los resultados se contrastan con el periodo anterior y con las tolerancias de variación, y se exige una validación antes de emitir las nóminas o generar los asientos, lo que ofrece un cierre limpio y repetible.

El tratamiento contable es preciso. Cada ejecución se resuelve en asientos de partida doble equilibrados que cargan el salario, la aportación del empleador y el gasto de beneficios a los centros de coste correctos y abonan los pasivos por pago neto, impuestos y deducciones que se liquidan más adelante, de modo que el libro mayor refleja el coste laboral en el periodo en que se devenga y el balance recoge lo que aún se adeuda. Las ausencias y otros derechos se valoran para que los pasivos devengados sean visibles y no queden ocultos. Los controles operan de principio a fin: segregación de funciones entre preparación y aprobación, un rastro de auditoría completo e inmutable de quién cambió qué y cuándo, visibilidad con permisos para que los datos sensibles de pago y personales solo lleguen a ojos autorizados, y una conservación alineada con las obligaciones de protección de datos. El seguimiento de competencias y certificaciones respalda además los requisitos normativos cuando un puesto solo puede ser desempeñado por una persona debidamente cualificada.

El módulo es la columna vertebral de la plantilla en la que se apoya el resto de la suite. Su integración con Accounting and Control es la más profunda: cada ejecución de nómina contabiliza sus asientos de salario, aportación y pasivo directamente en el libro mayor frente a los centros de coste correctos, de modo que el coste laboral y los pasivos de nómina aparecen en los estados financieros sin reintroducción manual, y ambos sistemas se concilian por construcción. Con Project Management, el tiempo imputado a tareas y proyectos fluye a través de las mismas hojas de horas que alimentan la nómina y la presencia, utilizando la tarifa laboral real de cada persona para calcular con precisión el coste del esfuerzo de proyecto y para mantener el reporte de utilización y entrega anclado en horas reales.

Con Expense Management, el módulo aporta la consulta autorizada de empleados, la línea jerárquica y la jerarquía de aprobación, de modo que las solicitudes se enrutan al aprobador correcto, se reembolsan a la persona correcta y se liquidan por las mismas vías financieras. En todos estos casos se comparten una única identidad, una única estructura organizativa y un único conjunto de hechos de pago y coste, que es lo que elimina la duplicación, los desajustes y el esfuerzo de conciliación que, de otro modo, generan los sistemas separados de RR. HH., finanzas y proyectos.

Los AI Workers operan dentro de la gestión de recursos humanos como participantes de pleno derecho, no como un añadido. Responden preguntas conversacionales sobre los datos del módulo, de modo que un responsable puede preguntar por las vacaciones restantes de un equipo, el estado de incorporación de un nuevo empleado o el impacto en costes de un cambio salarial propuesto y recibir una respuesta fundamentada y respetuosa con los permisos. Ejecutan acciones directamente: redactan una oferta a partir de una requisición, preparan una ejecución de nómina, programan entrevistas según la disponibilidad del panel o generan un ajuste de ausencia para su aprobación.

Vigilan de forma continua anomalías y excepciones: una variación de nómina fuera de tolerancia, una hoja de horas que incumple los límites de jornada, una certificación caducada para un puesto que la exige o patrones de absentismo que merecen atención, y avisan a las personas adecuadas antes de que se cierre una ejecución o se incumpla una regla. Extraen y estructuran datos de los documentos entrantes, leyendo un CV para crear un perfil de candidato o un contrato firmado para generar las condiciones laborales. Aportan apoyo a la decisión durante las evaluaciones, la planificación retributiva y la sucesión, mostrando comparadores, riesgo de fuga y disponibilidad. Y actúan como nodos de aprobación o revisión dentro de los propios flujos de trabajo, verificando una ejecución de nómina, validando un cambio frente a la política o resolviendo una solicitud rutinaria, y escalando a una persona siempre que el criterio o la responsabilidad lo requieran.