À sa base se trouve un grand livre doté d'un plan de comptes configurable, de la comptabilisation des écritures de journal, de la gestion des périodes et des exercices comptables, de la valorisation multidevise avec réévaluation de change, ainsi que de l'ensemble complet des états standards : balance générale, compte de résultat, bilan et tableau des flux de trésorerie. Autour de ce noyau s'articulent les livres auxiliaires opérationnels, chacun maintenu délibérément à l'écart de son homologue de workflow. La Comptabilité clients (AR) prend en charge la facturation, le lettrage des encaissements, la balance âgée et le rapprochement avec le grand livre, tandis que le Recouvrement gère à ses côtés l'opération du credit-to-cash. La Comptabilité fournisseurs (AP) prend en charge les factures fournisseurs, le rapprochement avec les commandes d'achat et le livre auxiliaire fournisseurs, tandis que la Trésorerie exécute le paiement et l'intégration bancaire.

Les immobilisations disposent de registres complets avec amortissement sur plusieurs livres, les stocks sont valorisés au coût moyen pondéré avec des écritures au niveau de chaque mouvement, et les transactions intragroupe alimentent les groupes de consolidation avec conversion de devises et écritures d'élimination. Par-dessus cela, le module fournit la mécanique opérationnelle dont un contrôleur de gestion se sert au quotidien : conditions de paiement, journaux récurrents, charges à payer et charges constatées d'avance automatisées, ventilation des coûts, retenue à la source, relances, révisions budgétaires et analyse des écarts, ainsi qu'une gestion documentaire qui rattache les pièces justificatives à tout enregistrement.

Le modèle commence par l'entité juridique, la société qui tient ses propres livres, présente ses comptes dans une devise fonctionnelle et clôture selon son propre calendrier fiscal. Plusieurs entités coexistent et se consolident en groupes, les relations entre elles étant suivies afin que les soldes qu'elles se doivent puissent être éliminés sur le chemin d'une vue consolidée.

Chaque entité tient un plan de comptes, la liste structurée des comptes du grand livre classés en actifs, passifs, capitaux propres, produits ou charges. La valeur ne circule dans les livres que sous la forme d'une écriture de journal : une comptabilisation équilibrée dont les débits égalent les crédits, portant une date, une devise, un libellé et un lien vers la période comptable à laquelle elle se rattache. Cette discipline est absolue, et c'est elle qui permet aux livres de toujours se réconcilier.

Entre le grand livre brut et le monde extérieur se placent les livres auxiliaires, les enregistrements détaillés de qui doit quoi et à qui. Les clients et leurs factures, les encaissements et les litiges vivent d'un côté ; les fournisseurs, leurs factures, les commandes d'achat rapprochées et les paiements de l'autre. Chaque livre auxiliaire se résume dans des comptes collectifs du grand livre, de sorte qu'une balance âgée et le bilan racontent toujours la même histoire. Les périodes comptables encadrent l'ensemble, s'ouvrant pour accepter les comptabilisations et se fermant pour les figer, donnant à la clôture sa structure et à la piste d'audit son intégrité.

Le cycle de la transaction à la clôture en est la colonne vertébrale. Les écritures naissent directement ou affluent depuis les modules opérationnels, se comptabilisent au grand livre et dans leurs livres auxiliaires, constatent des charges à payer et se ventilent selon un calendrier, se réévaluent pour le change en fin de période et se réconcilient avant que la période ne soit clôturée et la suivante ouverte. La clôture de fin d'exercice agrège les soldes du compte de résultat, comptabilise l'écriture de clôture au report à nouveau et verrouille l'exercice.

Le credit-to-cash court de l'émission de la facture jusqu'au lettrage des encaissements, en rapprochant reçus et avis de règlement des postes ouverts, jusqu'au Recouvrement où des listes de travail priorisées, des stratégies, le suivi des promesses de paiement et les dossiers de litige pilotent la récupération, les passages en pertes et les avoirs se comptabilisant en retour au grand livre. Le procure-to-pay va dans l'autre sens : les factures fournisseurs sont capturées, rapprochées en deux ou trois voies contre les commandes d'achat et les réceptions, approuvées, puis assemblées en propositions de paiement par date d'échéance et escompte.

La Trésorerie exécute ensuite. Les propositions approuvées deviennent des campagnes de paiement par SEPA, ACH, virement et chèque, générant des fichiers de paiement ISO 20022, franchissant une double approbation et soldant les postes des livres auxiliaires dès la confirmation bancaire. Les relevés importés se réconcilient automatiquement contre les postes ouverts à l'aide de règles de rapprochement configurables avec tolérances, et le positionnement de trésorerie et les prévisions de liquidité projettent le solde vers l'avant. Les campagnes de consolidation agrègent les balances des entités, convertissent les devises et éliminent les positions intragroupe pour produire le résultat du groupe.

Le module tient des livres parallèles, un par référentiel comptable, de sorte qu'une seule entité présente ses comptes selon le GAAP local, l'IFRS et l'US GAAP simultanément. Un moteur de mappage traduit les comptabilisations entre référentiels avec des ajustements de reclassement, de réévaluation et d'élimination, et un moteur de règles enregistre les principes de comptabilisation, d'évaluation et d'information qui régissent chaque norme. La reconnaissance du revenu met en œuvre le modèle en cinq étapes d'IFRS 15 et d'ASC 606, en identifiant les obligations de prestation, en répartissant le prix de transaction au regard des prix de vente autonomes et en reconnaissant le revenu de façon continue ou à un moment précis. Le traitement des contrats de location suit IFRS 16 et ASC 842, en calculant la valeur actuelle de la dette locative, l'actif au titre du droit d'utilisation et un tableau d'amortissement complet par période. Les instruments financiers sont classés, évalués et dépréciés selon IFRS 9.

La fiscalité est traitée avec une rigueur égale : calcul de la TVA et des taxes sur les ventes, déclarations tenant compte de la juridiction, impôts différés issus des différences entre valeur comptable et base fiscale, retenue à la source au paiement, et dépôt XBRL selon les taxonomies ESEF, Companies House et SEC avec contrôles croisés du bilan. Les contrôles sont conformes à SOX, avec des contrôles internes définis, des règles de séparation des tâches qui bloquent en temps réel les actions conflictuelles, une double approbation des paiements, du positive pay et une piste d'audit complète. Chaque valeur monétaire est tenue sous forme de décimale à précision fixe, si bien que l'arrondi n'érode jamais les livres.

Comptabilité et Contrôle de gestion est l'épine dorsale financière dans laquelle le reste de la suite vient comptabiliser. Les Achats émettent les commandes d'achat contre lesquelles la Comptabilité fournisseurs rapproche les factures, et les confirmations de réception complètent le rapprochement en trois voies. Les Ventes et le CRM donnent naissance aux commandes et aux relations client qui deviennent des factures clients, et partagent les limites de crédit et les indicateurs de risque avec le Recouvrement. Les Stocks et la Supply Chain pilotent les mouvements de stock qui se valorisent dans le grand livre et se réconcilient avec les comptes collectifs de stock, tandis que les Projets apportent les bases de ventilation des coûts et les contrats de revenu à reconnaître.

La Trésorerie atteint les banques via la Gestion des connecteurs, qui porte les canaux EBICS, SWIFT et host-to-host et livre les fichiers de relevés pour le rapprochement. Les Ressources humaines et la Paie comptabilisent leurs campagnes de paie et leurs charges à payer directement dans le grand livre. L'accès à l'ensemble de ces éléments est gouverné de façon centralisée : la couche Identité et Accès résout les autorisations fines qui déterminent qui peut comptabiliser une écriture, approuver un paiement ou consulter un livre auxiliaire, ainsi que les règles de séparation qui maintiennent ces tâches distinctes. Il en résulte une suite où les événements opérationnels et leur comptabilité forment un enregistrement continu unique plutôt qu'un rapprochement nocturne entre des systèmes déconnectés.

Nashua 360 traite les AI Workers comme des utilisateurs de plein droit du module, détenant les mêmes autorisations et passant par les mêmes contrôles que toute personne. Ils répondent à des questions de manière conversationnelle à partir des données en temps réel du grand livre et des livres auxiliaires, si bien qu'un contrôleur de gestion peut demander pourquoi un compte a bougé, quelles factures alimentent une tranche de la balance âgée, ou comment un solde se réconcilie, et recevoir une réponse ancrée dans les comptabilisations réelles. Ils exécutent le travail directement : rédaction d'écritures de journal, assemblage de propositions de paiement à partir des factures échues, exécution d'un amortissement ou d'un calendrier de charges à payer, et préparation d'une déclaration de TVA à examiner.

En continu, ils surveillent les anomalies et les exceptions : écritures non équilibrées ou inhabituelles, factures fournisseurs en double, promesses de paiement non tenues, ruptures de rapprochement, conflits de séparation des tâches et échéances de dépôt qui approchent, en remontant chacune au bon responsable. Ils extraient des données structurées des pièces sources, en lisant les factures fournisseurs, les avis de règlement et les relevés bancaires pour en faire des transactions comptabilisées avec la pièce justificative rattachée. Et ils agissent comme aide à la décision et comme nœuds formels dans les workflows d'approbation et de revue, prenant place dans une chaîne d'approbation pour une campagne de paiement ou une clôture de période, appliquant la politique de façon cohérente, consignant leur raisonnement et escaladant vers une autorité humaine tout ce qui sort des tolérances.