La Gestion documentaire assure l'ensemble du cycle de vie du contenu en un seul endroit : capture, conservation, gestion des versions, métadonnées et classification, recherche en texte intégral, entrée et sortie (check-in et check-out), rétention et contrôle d'accès. Les documents entrent par téléversement direct, par glisser-déposer, par capture des courriels entrants, par numérisation, ou automatiquement depuis n'importe quel module de la suite à mesure qu'il génère ses sorties. À leur arrivée, chaque fichier est empreinté, dédoublonné et écrit dans un stockage objet durable, avec son contexte métier, sa source, son sujet, son auteur et sa classification enregistrés à ses côtés.

Chaque document est un objet vivant plutôt qu'un fichier statique. Les utilisateurs ouvrent, modifient et restituent le contenu via le check-out et check-in, qui verrouille le document contre les modifications concurrentes et enregistre une nouvelle version au retour, de sorte que la copie courante n'est jamais ambiguë et que les copies remplacées ne sont jamais perdues. Une numérotation en versions majeures et mineures distingue les révisions substantielles des petites corrections, et toute version antérieure peut être consultée, comparée ou restaurée. Un moteur de rendu produit des aperçus consultables dans le navigateur et une sortie PDF standardisée, afin que les documents puissent être lus dans le navigateur sans leur application d'origine. Des hiérarchies de dossiers et de catégories, des vues enregistrées et des collections virtuelles permettent aux équipes d'organiser un même contenu sous-jacent de la manière la mieux adaptée à leur travail.

Le cœur du module réside dans la distinction entre un document en tant qu'objet métier et les versions qui portent son contenu réel au fil du temps. Un document est l'identité stable : la chose à laquelle les personnes se réfèrent, vers laquelle elles pointent et sur laquelle elles détiennent des droits. Derrière lui se trouve un historique ordonné de versions, chacune un instantané immuable du fichier tel qu'il était à un moment donné, avec son propre auteur, son horodatage et sa signature d'intégrité. La version courante est simplement celle actuellement en vigueur ; les plus anciennes restent récupérables en permanence. Cette séparation est ce qui permet à un lien de rester valide pendant que le contenu qu'il désigne évolue légitimement.

Autour de chaque document se trouve sa classification : les attributs descriptifs et régulateurs qui indiquent de quelle nature il est, à quelle partie de l'entreprise il appartient, quel est son degré de sensibilité et pendant combien de temps il doit être conservé. La classification n'est pas un étiquetage libre mais un vocabulaire contrôlé rattaché à des types de documents, de sorte qu'un contrat fournisseur, un bulletin de paie et un certificat qualité héritent chacun du traitement qu'exige leur type. Enfin, chaque document porte une relation avec les enregistrements métier qu'il atteste, le contrat, la facture, le ticket ou l'actif auquel il se rattache, de sorte que le contenu et la transaction sont toujours deux vues d'une même réalité. Ensemble, ces concepts permettent au module de répondre non seulement à la question de savoir où réside un fichier, mais aussi ce qu'il est, ce qu'il prouve, qui peut y toucher et quand il doit disparaître.

Les principaux workflows suivent le contenu de sa création à son élimination. Un utilisateur ou un module dépose un document, le module le classe et applique les règles de rétention et d'accès que porte son type, et il devient immédiatement repérable et liable. Lorsque quelqu'un doit le réviser, il le sort (check-out), y travaille, puis le réintègre (check-in) comme une nouvelle version accompagnée d'une note décrivant la modification ; ses collègues voient le verrou tant qu'il est sorti et la version fraîche à son retour. Lorsqu'un document requiert une validation, il chemine par un parcours de relecture et d'approbation, recueillant commentaires et approbations formelles avant que son statut ne passe à publié.

La recherche est le workflow le plus fréquemment exécuté. La recherche en texte intégral lit à l'intérieur même du contenu, et non uniquement dans les métadonnées, et se combine à des filtres à facettes sur le type, le propriétaire, la date, le contexte métier et la classification pour réduire des millions de documents à la poignée qui compte. Recherches enregistrées, abonnements et vues d'activité récente maintiennent à portée de main le contenu fréquemment sollicité. La génération de documents parcourt le chemin inverse : des modèles à champs de fusion puisent des données vivantes dans la suite pour produire courriers, contrats et relevés sous forme de PDF finalisés, reclassés directement dans le référentiel sous la bonne classification. La conservation à titre légal (legal hold) suspend l'élimination à la demande, et un export contrôlé produit un ensemble complet et probant à des fins d'audit ou de communication.

La profondeur qui importe dans un référentiel est la défendabilité : prouver qu'un document est authentique, complet et traité conformément à la politique. Chaque version est écrite une fois et jamais altérée, scellée par un hachage cryptographique afin que toute manipulation ultérieure soit détectable, et chacune porte l'empreinte de son créateur et de sa date de création. La chaîne de traçabilité complète, chaque consultation, modification, téléchargement, reclassification, changement de permission et suppression, est consignée dans une piste d'audit immuable qui peut être reconstituée pour tout document dans l'état où il se trouvait à toute date passée.

La rétention est pilotée par des règles plutôt que manuelle. Chaque type de document porte un calendrier de rétention qui fixe la durée de conservation du contenu et ce qui advient au terme de sa vie, qu'il soit détruit, archivé ou soumis à révision. Les calendriers se déclenchent à partir d'événements signifiants, la clôture d'un contrat ou la fin d'un exercice financier, et non simplement à partir de la date de téléversement, et l'élimination s'exécute automatiquement, avec un certificat de destruction consigné pour ce qui est supprimé. Les conservations à titre légal (legal holds) priment sur tout calendrier et gèlent les documents concernés jusqu'à leur levée. L'accès est régi au niveau du document et du dossier en complément des droits au niveau du module, de sorte que les classifications de sensibilité, les frontières du besoin d'en connaître et la séparation des tâches sont appliquées au fichier individuel. Ces contrôles dotent l'organisation d'un patrimoine de contenu qui satisfait par construction les obligations de conservation en matière de protection des données, de finance et de secteur d'activité, et qui résiste à l'examen.

La Gestion documentaire est une infrastructure partagée, et presque chaque module de la suite en est un client. La Gestion des contrats y conserve les accords signés et leurs projets négociés, en gardant chaque version de clause et de signature rattachée à l'enregistrement du contrat. Les modules Finance et Facturation y déposent factures fournisseurs, avoirs et avis de règlement comme documents sources derrière chaque écriture, de sorte que l'écriture comptable et sa preuve ne sont qu'à un clic l'une de l'autre. Les Achats y classent bons de commande et bons de réception ; les Ressources humaines y conservent contrats de travail, certifications et dossiers disciplinaires sous le contrôle d'accès et la rétention stricts qu'exige leur sensibilité ; la Gestion des services y rattache rapports d'inspection, photographies et correspondance aux tickets et aux actifs.

L'identité et les droits d'accès découlent des contrôles centraux d'Accès et d'Identité de la suite, de sorte que les permissions d'une personne sur le contenu suivent les mêmes rôles et frontières qu'elle détient partout ailleurs. Parce que le référentiel est le foyer unique du contenu, un document généré par un module, une facture, un certificat, une commande signée, est instantanément disponible pour tout autre module qui en a légitimement besoin, sans prolifération de copies. Le reporting et l'analytique s'appuient sur le référentiel pour mesurer les volumes de contenu, l'exposition liée à la rétention et les approbations en attente sur l'ensemble du patrimoine, offrant à l'entreprise une vue unique de son enregistrement documentaire plutôt qu'une douzaine de stockages déconnectés.

Les AI Workers agissent comme des utilisateurs à part entière de la Gestion documentaire, détenant leurs propres identités, permissions et empreinte d'audit exactement comme les utilisateurs humains. Ils répondent à des questions conversationnelles portant sur le référentiel : un utilisateur demande la version signée courante de l'accord-cadre d'un fournisseur nommé, ou tous les certificats qualité arrivant à expiration sous quatre-vingt-dix jours, et le Worker résout la requête au regard du contenu et de la classification et renvoie les documents avec leur contexte. Ils exécutent des actions directement, classement, reclassification, acheminement pour approbation, application d'une conservation à titre légal ou génération d'un document à partir d'un modèle, le tout dans les limites des permissions que leur rôle accorde et le tout consigné dans la même piste d'audit.

Les Workers lisent à l'intérieur des documents, et pas seulement autour d'eux. Ils extraient des données structurées du contenu téléversé, tirant parties, dates, montants et conditions d'un contrat entrant ou les totaux d'une facture numérisée, et les réinscrivent comme métadonnées ou les transmettent au module propriétaire. Ils surveillent le patrimoine à la recherche d'anomalies et d'exceptions, un document sorti et jamais restitué, une date de rétention atteinte sans élimination, une classification incohérente avec le contenu, un fichier sensible exposé trop largement, et les signalent avant qu'elles ne deviennent des défaillances. Dans les parcours de relecture et d'approbation, un Worker peut servir de nœud formel, vérifiant un document généré au regard de la politique, s'assurant qu'une signature ou une clause requise est présente, et l'approuvant, l'escaladant ou le renvoyant avec son raisonnement joint. Tout au long, le Worker offre une aide à la décision, faisant remonter versions antérieures, documents connexes et précédents pertinents afin que la personne qui décide dispose du tableau complet, tandis que chaque jugement qu'il porte demeure explicable et consigné.