Document Processing capte les documents depuis tous les canaux envisageables : une boîte aux lettres surveillée, un scanner ou un périphérique multifonction, une capture mobile, un dossier sous surveillance, un dépôt via API ou un téléversement direct. Il gère l'ensemble des formats, du PDF numérique propre aux numérisations photographiées, inclinées, à faible contraste et sur plusieurs pages, en appliquant le redressement, le débruitage, la rotation et la séparation des pages avant la reconnaissance. La reconnaissance optique de caractères restitue chaque page sous forme de texte interrogeable doté de coordonnées positionnelles, et l'écriture manuscrite, les tampons, les codes-barres, les codes QR et les cases à cocher sont lus au même titre que le texte imprimé.

Au-dessus de la reconnaissance se placent la classification et l'extraction. Chaque document est identifié par type et acheminé vers le modèle d'extraction correspondant, qui en tire les champs pertinents pour ce type : identités du fournisseur et de l'acheteur, numéros de document et de référence, dates, lignes de détail, quantités, prix unitaires, lignes de taxe et totaux, parties au contrat, conditions et signatures. Chaque valeur extraite porte un score de confiance et un lien renvoyant à la région exacte de la page dont elle provient. Des règles de validation, des recherches dans les données de référence et des contrôles arithmétiques s'exécutent automatiquement, de sorte que les documents qui se rapprochent proprement passent directement, tandis que ceux à faible confiance ou dont les contrôles échouent sont retenus pour révision. Il en résulte un flux régulier de données propres, structurées et reliées à une piste d'audit, prêtes à être exploitées en aval.

Au coeur du module se trouve la notion de document tel qu'il chemine d'une image capturée brute jusqu'à un enregistrement fiable. Chaque élément entrant est traité comme un objet distinct doté de sa propre origine, de ses propres pages et de son propre historique, de sorte que la même facture photographiée deux fois, ou un lot numérisé en un seul fichier, se résout en les documents individuels qui comptent réellement pour l'entreprise.

Chaque document se comprend à travers trois notions liées. D'abord son type, qui dit de quelle sorte de chose il s'agit et donc ce que l'on en attend : une facture attend un fournisseur, des totaux et une taxe ; un contrat attend des parties et des conditions. Le type détermine tout ce qui suit. Ensuite son contenu extrait, tenu sous la forme d'un ensemble de champs nommés et, le cas échéant, de lignes répétées, chaque valeur étant liée à la position sur la page où elle a été trouvée et à la confiance que le système lui accorde. C'est ce lien qui rend chaque chiffre traçable jusqu'à la source plutôt qu'affirmé isolément. Enfin son état, le point qu'il a atteint sur le parcours qui va de capturé, en passant par classé et extrait, jusqu'à révisé et libéré, avec l'indication de qui ou de quoi est intervenu à chaque étape.

Autour de ces éléments se trouvent les points de référence qui donnent son sens à l'extraction : les fournisseurs, les clients, les comptes et les entrées de catalogue auxquels une valeur est rapprochée, ainsi que les profils d'extraction qui décrivent comment un type donné, issu d'une source donnée, doit être lu. Les relations sont simples et lisibles pour le métier : un document est d'un type, contient des champs et des lignes, est rapproché de parties connues et laisse une trace ininterrompue des mains et des décisions qui l'ont façonné.

Le workflow quotidien est le traitement direct de bout en bout. Un document arrive, est classé, extrait, validé et, si tous les contrôles sont satisfaits, libéré vers le processus destinataire sans aucune intervention humaine. La mesure du module est la part du volume qui emprunte ce chemin en toute sécurité, et les contrôles existent pour maintenir cette part élevée sans laisser passer un document erroné.

Le deuxième workflow est la révision des exceptions. Lorsque la confiance sur un champ tombe en dessous de son seuil, qu'une règle de validation échoue ou qu'un total ne se rapproche pas, le document est mis en file d'attente pour un réviseur. La surface de révision place les valeurs extraites à côté de l'image d'origine, met en évidence la région exacte dont provient chaque valeur, signale les champs précis en cause et permet à une personne de confirmer ou de corriger en quelques frappes. Les corrections sont recueillies comme retours d'expérience, affinant l'extraction pour les documents similaires par la suite. Un troisième workflow traite l'incertitude de classification : un document qui ne correspond pas clairement à un type connu est trié, étiqueté et, s'il représente un nouveau formulaire récurrent, enseigné au système. La capture par lots, la séparation des fichiers combinés, le retraitement des documents modifiés et l'approbation en masse complètent le tableau opérationnel, et chaque chemin est gouverné par des files d'attente basées sur les rôles, des minuteurs de niveau de service et une visibilité complète des statuts, afin que rien ne s'enlise sans être vu.

La qualité de l'extraction repose sur des modèles sensibles à la mise en page qui lisent une page comme un objet structuré, comprenant les tableaux, les colonnes, les paires clé-valeur et les continuations sur plusieurs pages, plutôt que comme un flux plat de caractères. C'est ce qui permet de saisir les lignes de détail comme des rangées cohérentes et de rattacher les totaux à leurs composantes. La confiance est calibrée champ par champ, de sorte que les seuils peuvent être fixés strictement sur les valeurs à portée financière ou juridique et plus souplement sur celles qui ne le sont pas, ce qui permet au module d'acheminer le travail avec précision plutôt que de tout réviser ou de ne rien réviser.

La validation est le lieu où l'exactitude est imposée. Le module effectue un rapprochement arithmétique sur les documents porteurs de lignes de détail et de totaux, vérifiant que les quantités, les prix unitaires, les sous-totaux, les remises, la taxe et le total général concordent. Il valide le traitement de la taxe par rapport aux taux et aux identifiants d'immatriculation attendus, vérifie les coordonnées des parties par rapport aux enregistrements de référence, détecte les doublons par le contenu plutôt que par le nom de fichier, et applique des règles de format et de plage aux dates, aux devises et aux références. Les données extraites sont normalisées en unités, formats de date, codes de devise et identifiants de partie cohérents, afin que les systèmes en aval reçoivent des valeurs uniformes quelle que soit la manière dont la source les a exprimées. Chaque document conserve un enregistrement immuable de son image d'origine, de chaque valeur extraite, de chaque contrôle automatisé et de chaque décision humaine, les données étant gérées selon des contrôles d'accès stricts et des politiques de conservation. C'est cette combinaison de rapprochement, de normalisation, de détection des doublons et d'une piste d'audit ininterrompue qui permet à l'entreprise de faire suffisamment confiance aux données pour comptabiliser, payer ou contracter sur leur base.

Document Processing constitue la couche de capture d'une grande partie de la suite, et sa valeur vient de ce qu'il alimente. Les factures fournisseurs extraites alimentent directement le module Accounts Payable et le grand livre financier plus large, arrivant sous forme d'écritures rapprochées, codées et réconciliées, prêtes pour un rapprochement à trois voies avec les commandes et les réceptions tenues dans Procurement. Les contrats capturés ainsi que leurs parties, dates et conditions extraites alimentent Contract Management, de sorte que les obligations et les dates de renouvellement sont suivies dès l'instant où un document signé arrive. Les formulaires et correspondances clients sont rattachés aux enregistrements pertinents dans le CRM, et les documents libérés sont classés dans Document Management en tant que système de référence, leurs métadonnées étant déjà renseignées.

Parce que l'extraction rapproche les parties et les articles de catalogue des données de référence partagées, la sortie structurée s'aligne sur les mêmes fournisseurs, clients, comptes et produits que le reste de Nashua 360 utilise déjà, sans écart de réconciliation. Les approbations et les exceptions soulevées ici apparaissent à travers le tissu commun de workflow et de notification qui parcourt la suite, et chaque document libéré conserve son lien vers la source, de sorte que tout enregistrement en aval peut être remonté jusqu'à la page dont il provient.

Les AI Workers sont des participants à part entière de Document Processing, et non un complément. Ils effectuent la lecture et le raisonnement dont dépendent la classification et l'extraction, et ils agissent sur les résultats. On peut demander à un worker, en langage courant, d'interroger directement le module, d'indiquer combien de factures d'un fournisseur donné sont en attente de révision, quels documents ont échoué au rapprochement cette semaine, ou à quel endroit apparaît une référence particulière, et il répond à partir des données en direct du module avec des liens vers les pages sous-jacentes.

Les workers exécutent des actions autant qu'ils répondent. Ils classent les documents entrants, extraient et normalisent les champs, rapprochent les parties des données de référence, et libèrent les documents propres vers leurs processus de destination sans intervention humaine lorsque la confiance et les contrôles le permettent. Ils surveillent en continu les anomalies et les exceptions, signalant les soumissions en double, les totaux qui ne se rapprochent pas, les traitements de taxe inattendus, les valeurs hors norme et les documents qui ne correspondent à aucun type connu, et ils les remontent à la bonne personne avec les preuves jointes. Lorsqu'une valeur est ambiguë, un worker offre une aide à la décision, en proposant la lecture la plus probable avec son raisonnement et la région source à confirmer par une personne. Et un worker peut se tenir comme noeud d'approbation ou de révision dans un workflow, vérifiant un document par rapport à une politique et le faisant soit avancer, soit retenir, soit remonter à un réviseur nommé, afin que les équipes ne consacrent leur attention qu'aux jugements qui en ont réellement besoin.