Facility Management réunit l'ensemble du patrimoine au sein d'un registre unique et d'un modèle d'exploitation unique. Au cœur du module se trouve un registre des biens et des espaces qui recense chaque site, bâtiment, étage et espace individuel, avec sa surface, sa classification, sa capacité, son mode d'occupation et son centre de coûts, de sorte que l'organisation sait toujours exactement ce qu'elle détient et comment chaque partie est utilisée.

Au-dessus de ce registre, le module offre un ensemble complet de fonctionnalités. Il assure une comptabilisation des contrats de location selon IFRS 16 à part entière, en reconnaissant les actifs au titre du droit d'utilisation et les passifs locatifs pour les biens immobiliers et les équipements loués, et en enregistrant les écritures correspondantes au grand livre. Il prend en charge la planification des espaces et de l'occupation, permettant aux équipes de l'environnement de travail de modéliser des aménagements, d'affecter des équipes aux étages et de conduire des déménagements. Il gère la maintenance et les ordres de travail pour les activités planifiées comme curatives, la réservation de salles et de postes de travail pour un environnement de travail flexible, ainsi que le suivi des actifs et de l'énergie qui rattache les équipements et la consommation aux espaces auxquels ils appartiennent. Ensemble, ces fonctions couvrent le patrimoine, du niveau stratégique du portefeuille de baux jusqu'à un poste de travail unique sur un étage donné.

Le patrimoine est modélisé sous forme de hiérarchie qui reflète le monde réel. Au sommet se trouve le bien immobilier, un site ou un bâtiment que l'organisation possède ou occupe, avec son adresse, son mode d'occupation et sa propriété financière. Chaque bien se décompose vers le bas en étages, puis en espaces : les bureaux, salles de réunion, postes de travail, locaux techniques et parties communes que les personnes utilisent réellement. Chaque espace porte sa propre surface mesurée, sa capacité et sa classification d'usage, ce qui rend possibles des chiffres fiables d'occupation et de coûts.

Un bail est la relation contractuelle par laquelle l'organisation détient un bien immobilier ou un équipement significatif. Il consigne la durée, l'échéancier de paiement, les options de résiliation et de renouvellement, l'indexation et les parties concernées, et il constitue le point d'ancrage à partir duquel se déduit le traitement comptable. L'occupation s'exprime par l'affectation de personnes, d'équipes et de centres de coûts à des espaces : c'est ainsi que le module sait à la fois qui est installé où et quelle partie de l'entreprise supporte le coût d'une surface donnée. Enfin, un actif est un équipement situé dans un espace, des centrales de traitement d'air aux postes de travail, porteur de son propre état, de son historique d'entretien et, le cas échéant, de son profil énergétique. Parce que les baux se rattachent aux biens, que les espaces se consolident dans les biens, et que les actifs comme l'occupation se rattachent aux espaces, un changement unique tel que la libération d'un étage se propage proprement à travers l'occupation, la répartition des coûts et la position locative, sans que rien ne soit compté deux fois ni omis.

L'intégration d'un bail constitue le premier grand workflow. Un bail nouveau ou renouvelé est saisi avec ses conditions commerciales, classé et évalué ; à ce stade, le module établit l'actif au titre du droit d'utilisation et le passif locatif, et planifie les paiements périodiques ainsi que la désactualisation des intérêts. À partir de là, le bail est actif : les paiements sont rapprochés, l'indexation est appliquée à ses dates de révision, et toute modification ou réévaluation déclenche une réévaluation maîtrisée.

La planification des espaces et de l'occupation s'exécute en continu, en parallèle. Les planificateurs modélisent des aménagements proposés au regard de la capacité réelle, affectent des équipes et des effectifs aux étages et aux espaces, et réalisent des déménagements qui mettent à jour l'occupation, le taux d'utilisation et la répartition des coûts au même rythme. La maintenance fonctionne selon le cycle de vie de l'ordre de travail : une demande ou un plan de maintenance planifiée génère un ordre de travail, qui est priorisé, affecté, exécuté sur un actif et clôturé, son coût et son historique étant conservés. La réservation de salles et de postes de travail offre au personnel une réservation en libre-service des espaces partagés, réinjectant le taux d'utilisation réel dans la vision de la planification. Le suivi de l'énergie et des actifs boucle la boucle, en enregistrant la consommation et l'état des équipements afin que les décisions de coût, de durabilité et de maintenance reposent sur des données mesurées plutôt que sur des estimations.

Le module met en œuvre IFRS 16 dans son intégralité. À la date de prise d'effet, il évalue le passif locatif à la valeur actualisée des paiements futurs, actualisés au taux implicite du bail ou au taux d'emprunt marginal, et reconnaît un actif au titre du droit d'utilisation correspondant, incluant les coûts directs initiaux, les paiements d'avance et toute obligation de remise en état estimée. L'évaluation ultérieure est gérée automatiquement : le passif est désactualisé selon la méthode du taux d'intérêt effectif, l'actif au titre du droit d'utilisation est amorti sur la plus courte de la durée du bail et de la durée d'utilité de l'actif, et les intérêts et amortissements de chaque période sont enregistrés au grand livre selon l'échéancier.

Il gère les événements qui rendent la comptabilisation des baux difficile. Les variations de paiements induites par l'indexation et les taux, les réévaluations de la durée lorsque des options de résiliation ou de renouvellement sont exercées, et les modifications de périmètre déclenchent toutes une réévaluation du passif, avec l'ajustement compensatoire porté sur l'actif au titre du droit d'utilisation et, lorsqu'une modification réduit le périmètre, la reconnaissance du profit ou de la perte approprié. Les exemptions de comptabilisation pour les baux de courte durée et de faible valeur sont appliquées lorsqu'elles sont retenues, ces charges étant comptabilisées de façon linéaire. Le module tient à jour les chiffres d'information exigés par la norme, y compris l'analyse des échéances des passifs locatifs et la variation des actifs au titre du droit d'utilisation par catégorie. À la base de tout cela se trouve une couche de contrôle : la séparation entre ceux qui saisissent les conditions commerciales et ceux qui approuvent le traitement comptable, une piste d'audit complète de chaque évaluation et réévaluation, et une répartition des coûts qui ventile le coût immobilier entre les centres de coûts occupants sur une base défendable, fonction de la surface ou des effectifs.

Facility Management est délibérément intégré plutôt qu'autonome. Sa relation la plus étroite est avec Accounting and Control : chaque écriture IFRS 16, de la reconnaissance initiale aux intérêts, à l'amortissement et à la réévaluation, ainsi que chaque coût immobilier réparti, se déverse directement dans le grand livre général, de sorte que la position financière du patrimoine est toujours réconciliée avec les comptes sans tableur de baux distinct.

Les actifs immobiliers et les équipements significatifs sont partagés avec le registre Fixed Assets, qui maintient les actifs immobilisés au titre du droit d'utilisation et les actifs détenus en propre, leur amortissement et leurs sorties, alignés entre les deux visions. La fonction Maintenance relie les ordres de travail aux actifs et aux espaces du registre, de sorte que l'historique d'entretien et le coût de maintenance se rattachent aux mêmes enregistrements que ceux utilisés par les équipes finance et planification. La planification de l'occupation s'appuie sur les données organisationnelles et d'effectifs issues de Human Resources pour placer les équipes et attribuer les coûts, tandis que l'exécution des ordres de travail et les obligations de paiement des baux se connectent à Procurement et aux comptes fournisseurs pour l'engagement et le règlement des fournisseurs. Il en résulte que le patrimoine n'est pas une île : il est une facette d'un enregistrement d'entreprise unique.

Nashua 360 est nativement conçu autour de l'IA, et les AI Workers opèrent au sein de Facility Management comme des participants à part entière plutôt que comme un assistant ajouté après coup. Le personnel et les responsables interrogent le patrimoine de manière conversationnelle, demandant le taux d'utilisation d'un étage, le passif restant dû sur un bail donné, ou les biens assortis d'une option de résiliation dans l'année à venir, et reçoivent des réponses tirées directement du registre en temps réel. Les Workers exécutent aussi des actions sur demande, en générant un ordre de travail, en réévaluant un bail après un changement d'indexation, ou en réaffectant une équipe à un nouvel étage, chaque action étant soumise aux mêmes contrôles et approbations qu'un utilisateur humain.

Ils surveillent le patrimoine à la recherche d'exceptions. Un AI Worker signale une date de résiliation ou de renouvellement de bail qui approche, un taux d'actualisation qui paraît incohérent avec des baux comparables, une anomalie de consommation énergétique par rapport à la référence d'un bâtiment, ou un arriéré de maintenance qui s'accumule sur un actif critique. Ils extraient des données structurées de documents, lisant un bail signé ou une facture fournisseur et renseignant les conditions commerciales, l'échéancier de paiement et les options en vue d'une revue. Et ils agissent comme aide à la décision et comme nœud formel dans les workflows : proposant une répartition des coûts, recommandant la consolidation d'espaces sous-occupés, et se posant comme une étape de revue ou d'approbation lors d'une réévaluation de bail ou d'un ordre de travail de forte valeur, de sorte que le jugement de l'IA est consigné dans la piste d'audit aux côtés de la validation humaine.