1. Introducción

Casi todas las organizaciones que conocemos desarrollan su vida laboral dentro de Microsoft 365. Los archivos están en OneDrive y SharePoint, el correo y los calendarios en Exchange Online, las reuniones en Teams, los documentos en Word, Excel y PowerPoint, y cada vez más el asistente en Copilot. Es una suite capaz e integrada, y para muchas organizaciones es una elección razonable. No estamos aquí para fingir lo contrario. Estamos aquí para sostener que, para una clase amplia y creciente de organizaciones, ya no es la elección correcta, y que ahora existe una alternativa seria que demasiados líderes no han considerado como es debido.

Este es un documento de posición, y la posición es sencilla: para las organizaciones que se preocupan por controlar sus propios datos, sus propios costes y su propia hoja de ruta, Nextcloud es la alternativa a Microsoft 365 que recomendamos, y migrar a ella es un problema resuelto cuando se aborda como un proyecto. Sostenemos esta posición no como ideólogos del código abierto sino como un socio de TI práctico que ha visto crecer año tras año el coste, la dependencia y la exposición legal de las grandes suites en la nube, mientras la alternativa abierta se ha vuelto, discretamente, lo bastante buena, y en los aspectos que más importan a una organización europea, mejor.

Dos cosas han cambiado. La primera es que el argumento contra alquilar todo tu puesto de trabajo a un único proveedor extranjero se ha afilado: los costes de suscripción se acumulan, la dependencia se profundiza con cada integración, y los datos quedan bajo regímenes legales que una organización europea no controla. La segunda es que Nextcloud ha madurado de una herramienta de sincronización de archivos a una plataforma de colaboración completa, archivos, comunicación, groupware y ofimática en línea, que una organización puede alojar allí donde alcanza su propia ley y ampliar a su gusto. Júntese ambas cosas y la pregunta ya no es si existe una alternativa creíble, sino cómo migrar a ella sin perturbar a las personas que hacen el trabajo. De esa segunda pregunta tratan de verdad este documento y la oferta de Nashua.

Procedemos con transparencia. La Sección 2 expone por qué las organizaciones están mirando más allá de Microsoft 365. La Sección 3 dice qué es Nextcloud y por qué lo respaldamos. La Sección 4 compara ambas suites entre sí, con honestidad. Las Secciones 5 y 6 plantean los argumentos de la soberanía y del coste. La Sección 7 es franca sobre dónde Microsoft sigue por delante y qué asumes al marcharte. Las Secciones 8 a 9 son el núcleo práctico: cómo Nashua implanta, migra, da soporte y, sobre todo, gestiona el cambio humano. La Sección 10 responde a las objeciones que más oímos, y la Sección 11 es una llamada a la acción.

2. Por qué las organizaciones están mirando más allá de Microsoft 365

El descontento rara vez es por las funcionalidades. Es por el control, y tiene cuatro vertientes.

Un coste que solo sube. Una suscripción por puesto es predecible hasta que deja de serlo. Los precios de catálogo suben, las capacidades útiles migran a los niveles superiores, y el valor más nuevo, el asistente de IA por encima de todo, llega como un complemento más por usuario. Una organización que se ha estandarizado sobre la suite no tiene ninguna palanca en esa conversación, porque el coste de marcharse es exactamente aquello con lo que cuenta la tarificación. La factura es una renta vitalicia para el proveedor, y está diseñada para crecer.

Una dependencia que se profundiza con el uso. La suite está integrada, lo cual es su gran comodidad y su gran trampa. Cada flujo de trabajo construido sobre SharePoint, cada automatización en Power Automate, cada identidad cableada a través de Entra, cada documento cuyo formato presupone el motor de renderizado de Microsoft, eleva el coste de llegar a marcharse. La dependencia no es una cláusula de un contrato; es el peso acumulado de mil pequeñas dependencias, y es el producto funcionando como se pretendía.

Datos bajo la ley de otro. Esta es la vertiente que más ha cambiado, y la que más importa a una organización europea. Cuando tus archivos, tu correo y tus documentos residen en la nube de un proveedor con sede en Estados Unidos, son accesibles, en principio, para los procesos judiciales estadounidenses con independencia de dónde se ubique el centro de datos, en virtud de la CLOUD Act (2018). El Tribunal de Justicia de la Unión Europea hizo explícita la tensión cuando invalidó el Privacy Shield UE–EE. UU. en la sentencia Schrems II (asunto C-311/18, 2020), y las directrices sobre medidas complementarias del Comité Europeo de Protección de Datos (EDPB, 2021) han mantenido viva la cuestión desde entonces. Para las organizaciones sujetas al GDPR (Reglamento (UE) 2016/679), y cada vez más a normas sectoriales y de seguridad como la Directiva NIS2 (Directiva (UE) 2022/2555), «dónde residen realmente los datos y qué tribunales pueden alcanzarlos» ha dejado de ser una cuestión teórica.

Una hoja de ruta que no diriges. Las funcionalidades llegan, cambian y se retiran según el calendario del proveedor, no el tuyo. Se rediseñan las interfaces, se cambian los valores por defecto, se activa la IA, y la organización se adapta, porque no tiene otra opción. Eres un inquilino en un edificio cuyo casero no deja de reformar.

Nada de esto convierte a Microsoft 365 en un mal producto. Lo convierte en un producto alquilado, y el alquiler, pagado para siempre, en unos términos que no fijas, sobre unos datos que no controlas por completo, es un cimiento pobre para una organización que quiere ser dueña de su futuro.

3. Nuestra posición: Nextcloud

Nextcloud es una plataforma de colaboración de código abierto, licenciada bajo la AGPL, que una organización puede ejecutar en sus propios servidores o en el alojamiento que elija, en su propio país, bajo su propia ley. Empezó como sincronización y compartición de archivos, la respuesta abierta a OneDrive y Dropbox, y ha crecido hasta convertirse en lo que sus creadores llaman un Hub: archivos, comunicación en tiempo real, groupware y una ofimática en línea integrada, en una sola plataforma coherente en la que el usuario inicia sesión una vez.

Lo que ofrece, en los términos que importan a un puesto de trabajo:

• Archivos. Sincronización y compartición en escritorio, web y móvil, con compartición, versionado, carpetas de equipo y colaboración externa, el reemplazo directo de las bibliotecas de documentos de OneDrive y SharePoint.

• Comunicación. Nextcloud Talk ofrece chat, llamadas de voz y vídeo y compartición de pantalla, autoalojado, el lugar que Teams ocupa en el mundo de Microsoft.

• Groupware. Calendario y contactos de forma nativa, sobre los estándares abiertos CalDAV y CardDAV, y correo a través de la app de correo de Nextcloud emparejada con un servidor de correo basado en estándares, cubriendo en conjunto las funciones de Exchange y Outlook.

• Ofimática en línea. Edición real de documentos de Word, Excel y PowerPoint en el navegador, a través de un motor ofimático integrado, Collabora Online u ONLYOFFICE, de modo que los archivos .docx, .xlsx y .pptx se crean y editan en el sitio en lugar de exportarse.

• Extensibilidad. Un ecosistema de apps y una API abierta, de modo que la plataforma puede ampliarse, integrarse y automatizarse por la propia organización y no solo por el proveedor.

Respaldamos Nextcloud en concreto, de entre el campo más amplio del código abierto, por tres razones. Es completo: cubre toda la superficie de trabajo, no un rincón de ella, de modo que puede ser la plataforma y no una herramienta puntual. Es soberano por construcción: como lo alojas tú, los datos están donde los pones y las claves son tuyas. Y está probado a escala, incluso en exigentes entornos del sector público de toda Europa que lo han elegido precisamente para recuperar el control de su puesto de trabajo digital. No es un juguete, y no es una concesión hecha solo para ahorrar dinero; es una forma distinta, y para muchas organizaciones mejor, de ser dueño de las herramientas con las que trabaja la gente.

4. ¿Reemplaza de verdad a Microsoft 365?

La pregunta justa que hace cualquier responsable de decisión es si la alternativa hace de verdad el trabajo. Nuestra respuesta honesta es: para el trabajo que la mayoría de las personas hace la mayor parte del tiempo, sí, y seremos igual de honestos en la Sección 7 sobre dónde no lo hace. La Tabla 1 traza las suites componente a componente.

Lo que importa de la tabla no es que cada casilla sea un equivalente perfecto, sino que la superficie de trabajo que un empleado corriente toca en un día, abrir un archivo, coeditar un documento, enviar correo, consultar el calendario, unirse a una llamada, chatear con un colega, está cubierta. La mayoría de las personas no son usuarios avanzados de ninguna aplicación concreta; son usuarios de un puesto de trabajo, y ese puesto de trabajo lo proporciona Nextcloud.

5. El argumento de la soberanía

Para una organización europea este es, en nuestra opinión, el argumento decisivo, y es el que Microsoft no puede responder añadiendo una funcionalidad.

Cuando autoalojas Nextcloud, o haces que te lo alojen en los Países Bajos o en otro lugar de la Unión Europea, los datos residen física y legalmente allí donde elegiste ponerlos. No hay una empresa matriz extranjera a la que se pueda obligar a entregarlos, ni mecanismo de transferencia que documentar y defender, ni dependencia del estado actual de un acuerdo transatlántico de adecuación que ha sido invalidado dos veces. La pregunta del GDPR «dónde están los datos personales y quién puede acceder a ellos» tiene una respuesta sencilla y demostrable. Para las organizaciones que se enfrentan a NIS2 y a obligaciones sectoriales, esa demostrabilidad no es un detalle agradable; es la propia posición de cumplimiento.

Por eso buena parte del impulso tras Nextcloud y el movimiento más amplio del puesto de trabajo soberano ha venido de las administraciones públicas europeas, que están a la vez intensamente obligadas por estas normas y poco dispuestas a hacer que sus operaciones esenciales dependan de forma permanente de un único proveedor no europeo. Los ejemplos son concretos y se multiplican: la administración pública de Alemania ha construido un puesto de trabajo soberano, openDesk, que usa Nextcloud para sus archivos (ZenDiS, 2024); el estado de Schleswig-Holstein está migrando su administración de Microsoft al código abierto, Nextcloud incluido, tras haber trasladado ya decenas de miles de buzones (Land Schleswig-Holstein, 2025); el Ministerio de Educación de Francia opera una plataforma de archivos basada en Nextcloud para varios cientos de miles de usuarios (French Ministry of Education, 2025); y el Supervisor Europeo de Protección de Datos aloja Nextcloud para su propia institución. No son gestos de los indiferentes; son elecciones deliberadas de organizaciones que están fuertemente reguladas y decididas a conservar el control de su propia información, y la plataforma de archivos de Nextcloud ha sido certificada en seguridad de forma independiente para uso gubernamental, al contar con la certificación CSPN de la ANSSI de Francia (Nextcloud, 2024). La misma lógica se aplica a cualquier organización que maneje datos sensibles, responda ante un regulador europeo, o simplemente juzgue que el control de su propia información es un activo estratégico y no un detalle de TI. La soberanía no es antiamericana y no es nostalgia; es la simple proposición de que una organización debería poder decir dónde están sus datos y quién puede alcanzarlos, y decirlo en serio.

6. Lo que cuesta, y lo que ahorra

La economía se deriva de la propiedad. Una suscripción a Microsoft 365 es un coste operativo que se repite por usuario, por mes, para siempre, y tiende al alza. Una plataforma Nextcloud es, en su mayor parte, una forma de coste distinta: el alojamiento (propio o de un proveedor), y el soporte y las operaciones para hacerla funcionar bien, sin licencia por puesto de la plataforma en sí, porque la plataforma es de código abierto.

Tenemos cuidado de no vender esto de más. Operar una plataforma no es gratis; cambia una cuota de licencia por una responsabilidad operativa, y esa responsabilidad tiene un coste real, que para la mayoría de las organizaciones se cubre mejor con un socio que contratándolo internamente. Pero la forma del coste es fundamentalmente más sana: es predecible, porque no es una renta por puesto que crece con cada subida de precio y cada nuevo complemento; está bajo tu control, porque eliges el alojamiento y la escala; y no castiga el éxito, porque añadir usuarios no multiplica una factura de licencias. Para una organización de cualquier tamaño, el coste total de propiedad a lo largo de unos pocos años es con frecuencia menor y, lo que es más importante, es tuyo de gestionar y no del proveedor de escalar.

7. Las contrapartidas honestas

Un documento de posición que fingiera que la alternativa es perfecta no merecería confianza alguna, así que somos claros sobre los costes de nuestra propia recomendación.

La parte honda de Office. Para el usuario avanzado que vive en el Excel avanzado, las macros, las tablas dinámicas, las fórmulas y los complementos más intrincados, o en el PowerPoint más elaborado, las aplicaciones de escritorio de Microsoft siguen por delante de cualquier editor basado en navegador, Collabora y ONLYOFFICE incluidos. La mayoría de las organizaciones tienen relativamente pocos usuarios así, y se les puede acomodar, pero es una brecha real y la nombramos.

El ecosistema y las integraciones. Microsoft 365 se asienta en un vasto ecosistema de integraciones de terceros y hábitos internos. Algunas de esas conexiones tienen un equivalente directo en Nextcloud; algunas necesitan reconstruirse; unas pocas se retirarán por no valer la pena conservarlas. Esa evaluación es parte del trabajo, no una sorpresa que descubrir más tarde.

La responsabilidad operativa. Autoalojar significa que alguien es responsable de la disponibilidad, las actualizaciones, las copias de seguridad y la seguridad. Esa es precisamente la responsabilidad que un servicio gestionado existe para cargar, y es el núcleo de lo que Nashua proporciona, pero es real y hay que dotarla de recursos, no quitársela de encima con un deseo.

La familiaridad. La gente conoce Microsoft. Un entorno nuevo, por capaz que sea, resulta desconocido el primer día, y el desconocimiento sentido por cientos de personas es el mayor riesgo individual de cualquier movimiento así. No es un problema de software; es un problema de gestión del cambio, y la Sección 9 trata de cómo lo resolvemos.

Ninguno de estos es una razón para no migrar. Cada uno es una razón para migrar deliberadamente, con un socio que ya los ha visto antes.

8. Cómo Nashua lo implanta y lo migra

Nuestra posición sería una defensa vacía si marcharse de Microsoft 365 fuera un salto a ciegas. No lo es. Hecho como es debido es un proyecto con fases bien comprendidas, y Nashua lo lleva por entero, de modo que la organización obtiene el destino sin tener que convertirse en experta en el viaje. La Figura 1 muestra la forma de un compromiso.

Evaluar. Empezamos por entender lo que realmente tienes y usas: los datos en OneDrive y SharePoint, el correo y los calendarios, los flujos de trabajo y las integraciones, la configuración de identidad, y el puñado de casos genuinos de usuario avanzado que necesitan un tratamiento especial. El resultado es una imagen clara de lo que se mueve limpiamente, lo que necesita reconstruirse y lo que puede retirarse, sin sorpresas reservadas para más tarde.

Pilotar. Levantamos una plataforma Nextcloud real, alojada donde quieras, y ejecutamos un piloto con un grupo representativo. El piloto prueba la plataforma en tu entorno, saca a la luz temprano las verdaderas preguntas de adopción, y le da a la organización algo concreto que ver en lugar de una promesa en la que confiar.

Migrar. Movemos los datos, los archivos de OneDrive y SharePoint, el correo, los calendarios y los contactos de Exchange, en oleadas, con la estructura y los permisos preservados, verificados sobre la marcha, y con los mundos viejo y nuevo mantenidos compatibles durante la transición para que nadie quede varado a mitad del traslado. La migración es la parte que más temen las organizaciones y la parte que, de hecho, es la más rutinaria cuando la hacen personas que ya la han hecho antes.

Adoptar y operar. La plataforma entra en producción de verdad, y entonces se opera: alojada, parcheada, respaldada, asegurada y soportada bajo un acuerdo de servicio, de modo que la organización tiene un puesto de trabajo que simplemente funciona y un único socio responsable cuando no lo hace. Bajo cada fase recorren las dos bandas de la Figura 1, el soporte técnico y la gestión del cambio, que son el objeto de la próxima sección, porque son lo que convierte una migración en un éxito.

Dónde se ejecuta. La misma plataforma puede situarse allí donde la pongan tus necesidades de soberanía y operativas, y la desplegamos y operamos en toda la gama. Podemos alojarla por ti en los Países Bajos o en otro lugar de la Unión Europea; podemos ejecutarla dentro de tu propia suscripción en la nube; o, cuando quieres los datos físicamente dentro de tus propias paredes, podemos desplegarla por completo on-premises, en tu propio hardware en tu propia sala de servidores. Para ese caso on-premises nuestro patrón preferido es Nextcloud ejecutándose en un servidor Coolify, una plataforma de aplicaciones de código abierto y autoalojada que nos da despliegues, actualizaciones y copias de seguridad limpios y repetibles sin atarte a la nube de ningún proveedor, aprovisionada sobre hardware de servidor Dell PowerEdge dimensionado a tu número de usuarios y crecimiento. Eres dueño de las máquinas, los datos nunca salen del edificio salvo que decidas que deban hacerlo, y Nashua sigue cargando con la operación, el parcheado, la monitorización, las copias de seguridad, la seguridad y el soporte, bajo el mismo acuerdo de servicio. Es soberanía por ubicación física, gestionada por personas que lo hacen para ganarse la vida.

9. Gestión del cambio: la parte que decide el éxito

Ponemos esto en su propia sección porque es donde estos proyectos se ganan o se pierden, y donde, en nuestra experiencia, con más frecuencia se les dota de recursos insuficientes. El software puede ser impecable, la migración perfecta, el alojamiento intachable, y el proyecto aun así puede fracasar, porque las personas no vinieron con él. Un puesto de trabajo no es un conjunto de aplicaciones; es los hábitos diarios de todos los que lo usan, y cambiar hábitos es más difícil que cambiar software.

Por eso Nashua trata la adopción como una disciplina, no como una ocurrencia de última hora. Comunicamos pronto y con claridad, para que la gente oiga el porqué y el cuándo de una fuente clara y no del rumor. Formamos para las tareas que la gente hace de verdad, en su propio contexto, en lugar de repartir un manual. Identificamos y apoyamos a champions dentro de la organización, los colegas respetados cuyo uso cotidiano y aliento mueven a un equipo más rápido que cualquier circular. Escalonamos el despliegue para que la confianza se construya grupo a grupo en lugar de apostarse a un único interruptor. Escuchamos, a lo largo del piloto y del lanzamiento, y arreglamos la fricción que encuentran los primeros usuarios antes de que se endurezca en resentimiento. Y somos honestos con la gente en que una herramienta nueva resulta desconocida durante un breve tiempo y luego, simplemente, se convierte en su forma de trabajar.

La medida del éxito no es que la migración se haya completado; es que, algunas semanas después, la gente recurra al nuevo puesto de trabajo sin pensarlo, y no querría volver atrás. Llevar a una organización a ese punto no es un subproducto del trabajo técnico. Es el trabajo, y es tanto parte de lo que Nashua entrega como la propia plataforma.

10. Objeciones y respuestas

«Nuestra gente solo conoce Microsoft». Hoy, sí, y eso es un hecho de gestión del cambio, no un veredicto sobre el software. Las acciones cotidianas, abrir un archivo, escribir un documento, enviar correo, unirse a una llamada, son las mismas acciones en un lugar distinto, y con la comunicación, la formación y los champions adecuados, la gente cruza esa brecha deprisa. La familiaridad de Microsoft es real; también es exactamente lo que un buen programa de adopción está diseñado para transferir.

«Autoalojar es arriesgado». Operar mal la infraestructura es arriesgado; operarla bien, con un socio competente que carga con la disponibilidad, las actualizaciones, las copias de seguridad y la seguridad bajo un acuerdo, no es más arriesgado que depender de un único proveedor extranjero cuyas caídas, cambios de precio y hoja de ruta tampoco controlas. La pregunta no es riesgo frente a ausencia de riesgo; es qué riesgos prefieres sostener y poder gestionar.

«Nextcloud no está tan pulido como Microsoft». En unos pocos rincones profundos, eso es justo, y la Sección 7 los nombró. En toda la superficie de trabajo que la mayoría de la gente usa todo el día, la brecha es pequeña y menguante, y para la mayoría de las organizaciones queda holgadamente compensada por el control, el coste y la soberanía. El pulido en una funcionalidad que nunca usas vale menos que la propiedad de las herramientas que usas constantemente.

«Esto es una cruzada del código abierto». No lo es. Somos un socio de TI práctico que recomienda la opción que creemos que mejor sirve a un tipo concreto de organización, y que es franco sobre qué organizaciones son esas y dónde están las contrapartidas. Allí donde Microsoft 365 sea genuinamente el mejor encaje, lo diremos. Para la organización que quiere ser dueña de su puesto de trabajo, recomendamos Nextcloud, y podemos entregarlo.

11. Conclusión: sé dueño de tu puesto de trabajo

El puesto de trabajo digital es demasiado importante para alquilarlo indefinidamente a un único proveedor extranjero en unos términos que no fijas, sobre unos datos cuya ubicación y alcance legal no controlas por completo. Para una clase creciente de organizaciones, y en nuestra firme opinión para la mayoría de las organizaciones europeas que manejan datos sensibles o valoran su independencia, ahora existe una alternativa seria, completa y probada, y es Nextcloud. Cubre el trabajo que la gente hace de verdad, mantiene los datos allí donde alcanza tu propia ley, sustituye un alquiler por puesto que se acumula por un coste que controlas, y te devuelve la hoja de ruta.

La razón por la que más organizaciones no han dado el paso no es que la alternativa sea inadecuada; es que marcharse se siente difícil. No lo es, cuando se aborda como un proyecto por personas que ya lo han hecho antes. Esa es la oferta de Nashua, y toda ella: evaluamos lo que tienes, pilotamos la plataforma en tu entorno, migramos tus datos fuera de Microsoft 365, alojamos, soportamos y aseguramos el resultado, y, sobre todo, lideramos el cambio humano para que tu gente adopte el nuevo puesto de trabajo en lugar de meramente tolerarlo. Sé dueño de tu colaboración, tus datos y tus costes. Te ayudaremos a hacerlo, y nos quedaremos para operarlo. Habla con nosotros.

Referencias

Court of Justice of the European Union (2020). Data Protection Commissioner v Facebook Ireland Ltd and Maximillian Schrems (“Schrems II”), Case C-311/18, judgment of 16 July 2020, ECLI:EU:C:2020:559. https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-311/18

United States Congress (2018). Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act (CLOUD Act), enacted as part of the Consolidated Appropriations Act, 2018, Pub. L. No. 115-141, Division V.

Collabora Productivity (2026). Collabora Online: enterprise-ready online office. https://www.collaboraonline.com/

European Data Protection Board (2021). Recommendations 01/2020 on measures that supplement transfer tools to ensure compliance with the EU level of protection of personal data (version 2.0, adopted 18 June 2021). https://edpb.europa.eu/

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French Ministry of Education (2025). Nuage: a Nextcloud-based file-sharing platform for schools (as reported by Computerworld). https://www.computerworld.com/article/4187951/

Land Schleswig-Holstein (2025). Digitale Souveränität: Umstieg der Landesverwaltung auf Open-Source-Software. https://www.schleswig-holstein.de/

Nextcloud GmbH (2026). Nextcloud Hub: documentation and feature overview. https://nextcloud.com/hub/

Nextcloud GmbH (2024). ANSSI CSPN and BSI IT-Grundschutz security certifications. https://nextcloud.com/blog/

Ascensio System SIA (2026). ONLYOFFICE Docs: online document editors. https://www.onlyoffice.com/

Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) (2024). openDesk: the sovereign workplace for public administration. https://opendesk.eu/